ระบบเครื่องพริ้นเตอร์ในสำนักงาน รายจ่ายสำคัญที่คนส่วนใหญ่มองข้าม

เครื่องพริ้นเตอร์เป็นสิ่งที่ขาดไปเสียไม่ได้ในสำนักงานไม่ว่าจะสำนักงานเล็กหรือสำนักงานใหญ่ ในสมัยก่อนหากเป็นบริษัทที่ไม่ใหญ่โตมาก การที่จะมีเครื่องพริ้นเตอร์ 1 เครื่องต่อคอมพิวเตอร์ 1 เครื่องก็เป็นทางเลือกที่ง่ายและสะดวกไม่ต้องวุ่นวายกับระบบเครือข่ายให้ยุ่งยาก แต่ทว่าหากเป็นองค์กรขนาดใหญ่ขึ้นจำนวนคอมพิวเตอร์ในระบบมีหลายเครื่องการจะติดตั้งเครื่องพริ้นเตอร์ให้กับคอมพิวเตอร์ทุกเครื่องก็เป็นค่าใช้จ่ายที่สูง และยังมีปัญหาจุกจิกในการดูแลรักษาตามมาอีกเป็นจำนวนมากตามจำนวนเครื่องพริ้นเตอร์ในระบบ

ระบบเครื่องพริ้นเตอร์ในเครือข่ายจึงเป็นทางเลือกที่ดี ด้วยเทคโนโลยีในปัจจุบันการเชื่อมต่อเครื่องพริ้นเตอร์เข้ากับคอมพิวเตอร์จำนวนหลายเครื่องเป็นเรื่องที่สะดวกกว่าแต่ก่อน เพราะเครื่องพริ้นเตอร์ในยุคนี้ได้ออกแบบรองรับการทำงานในเครือข่าย ทั้งระบบแลนและระบบไร้สายได้อย่างสมบูรณ์แบบ

ขอยกตัวอย่างที่น่าสนใจ นั่นคือ ระบบ HP Printing Solution

ระบบการพิมพ์ในสำนักงานของ HP มีจุดแข็งหลายอย่างที่น่าสนใจ

HP ได้หยิบยกความสามารถการรับงานพิมพ์จากสมาร์ทโฟนหรือแท็บเล็ตเข้ามาเป็นจุดแข็ง ในปัจจุบันการที่จะเปิดรับไฟล์งานผ่านสมาร์ทโฟนหรือแท็บเล็ตเป็นเรื่องปกติ แต่ว่าเวลาเราจะพิมพ์เอกสารออกมา สมัยก่อนเราก็จำเป็นต้องโอนไฟล์ไปยังคอมพิวเตอร์ก่อนแล้วค่อยสั่งพิมพ์ แต่ในปัจจุบันเครื่องพริ้นเตอร์รุ่นใหม่สามารถรับไฟล์จากสมาร์ทโฟนหรือแท็บเล็ตมาพิมพ์ได้โดยตรงผ่านเครือข่ายไร้สายแล้ว

ระบบควบคุมการพิมพ์ที่ชาญฉลาด HP ได้พัฒนา HP Future smart 3.0 โปรแกรมสำหรับควบคุมการพิมพ์ผ่านคอมพิวเตอร์ในระบบได้อย่างน่าสนใจ อยากให้ลองนึกภาพตาม หากมีคอมพิวเตอร์ 20 เครื่องอยู่ในระบบ ไม่ว่าคอมพิวเตอร์เครื่องไหนก็สามารถสั่งงานเครื่องพิมพ์นี้ได้ หากเราจะตรวจสอบว่าใครสั่งพิมพ์อะไรก็เป็นเรื่องยาก ต้องไปไล่ถามทีละคน แต่ด้วยโปรแกรมของ HP จะมีการเก็บข้อมูลการพิมพ์ของแต่ละคนให้อัตโนมัติ และที่น่าสนใจคือ สามารถกำหนดสิทธิ์ในรูปแบบการพิมพ์ได้ เช่นฝ่ายบัญชีอาจจะสามารถพิมพ์ได้แต่เอกสารออกมาเป็นแบบขาวดำ ส่วนฝ่ายกราฟฟิคสามารถพิมพ์ภาพสีได้  เป็นความสามารถที่น่าสนใจและช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายได้อีกทางหนึ่งนะ

และ HP ยังเป็นเจ้าแรกที่ใส่เทคโนโลยี NFC เข้ามาในเครื่องพริ้นเตอร์ เราคงคุ้นเคยกับการแตะบัตรที่มี NFC ในการชำระเงิน หรือยืนยันตัวตน เมื่อมันมาอยู่ในเครื่องพริ้นเตอร์ เราจึงสามารถใช้การแตะบัตรพนักงาน(ที่มี NFC) หรือแตะสมาร์ทโฟนที่เครื่องพริ้นเตอร์ แทนการใส่รหัสผ่านในการพิมพ์งานได้อย่างสะดวกสบาย

ค่าใช้จ่ายด้านการพิมพ์เป็นค่าใช้จ่ายที่เปลืองกว่าที่เราคิดนะครับ ค่ากระดาษ, ค่าหมึกพิมพ์และค่าบำรุงรักษาอื่นๆ หากเราไม่ควบคุม อาจจะมีคนเอางานส่วนตัวมาพิมพ์ ซึ่งนิดหน่อยๆ ก็อาจจะไม่เปนไร แต่ถ้าทำประจำและหากเราไม่สามารถตรวจสอบได้ บริษัทก็จะมีรายจ่ายไม่พึงประสงค์ตามมาอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้

HP ColourLaserJet Enterprise flow MFP M830-M880

HP Color LaserJet Enterprise flow MFP M830/M880 เป็นซีรี่ส์แรกที่เหมาะกับการใช้งานภายในระบบองค์กรระดับใหญ่ที่ต้องการระบบจัดการงานพิมพ์ที่มีประสิทธิภาพ ตอบโจทย์การใช้งานอย่างไร้ขีดจำกัด สามารถสั่งพิมพ์จากอุปกรณ์ใดก็ได้ไม่จำกัดเพียงแค่คอมพิวเตอร์ ซึ่งสามารถพิมพ์งานได้รวดเร็วถึง 45/55 หน้าต่อนาที มีระบบการจ่ายกระดาษที่ยอดเยี่ยม ลดปัญหาเรื่องกระดาษติดขัดไปได้ในตัว อีกทั้งยังรองรับปริมาณงานพิมพ์ได้มากถึง 200 หน้า เป็นได้ทั้งพรินเตอร์ สแกนเนอร์ในตัว สามารถสั่งพิมพ์แบบ Duplex (ระบบพิมพ์หน้าหลังในกระดาษแผ่นเดียว) 

HP ScanJet Enterprise flow 5000 S2

HP Scanjet Enterprise Flow 5000 s2 เป็นสแกนเนอร์ที่เหมาะสมสำหรับองค์กรขนาดใหญ่ โดดเด่นด้วยความเร็วในการสแกนสูงสุดถึง 25 หน้าต่อนาที  ในหนึ่งวันสามารถสแกนได้มากถึง 2,000 หน้า จึงมั่นใจได้เลยว่างานของคุณจะสามารถดำเนินได้อย่างราบรื่น และยังมาพร้อมซอฟท์แวร์ HP every page ซึ่งช่วยจัดการงานเอกสารให้เป็นระเบียบ พร้อมเทคโนโลยี OCR และหากในองค์กรมีระบบ Cloud ก็สามารถตั้งค่าจัดเก็บไฟล์ไว้ในคลาวด์ได้โดยตรงอีกด้วย 

HP LaserJet Pro 100 MFP M167n/M177fw

HP Color LaserJet Pro MFP M176n/M177fw เป็นเครื่องพิมพ์เลเซอร์แบบมัลติฟังก์ชันที่มีขนาดเล็กกะทัดรัด แต่ความสามารถอัดแน่น สารถพิมพ์ขาวดำได้ด้วยความเร็ว 16 หน้าต่อนาที และพิมพ์สี 4 หน้าต่อนาที มีฟังก์ชันถ่ายบัตรประชาชนหน้าหลังให้อยู่ในกระดาษแผ่นเดียวกัน หมดปัญหาในการใส่กระดาษพลาด สามารถถ่ายเอกสารแบบหน้าหลังได้ในครั้งเดียว และรองรับ HP e-printing พิมพ์งานผ่านแลนหรือไวไฟ จากสมาร์ทโฟนหรือแบเล็ตได้อีกด้วย