Canon เปิดตัว Therefore ระบบจัดการเอกสารผ่าน Cloud ที่ตอบโจทย์คนทำงานยุค New Normal

วันนี้ (5 มิถุนายน พ.ศ.2563) Canon เปิดตัว Therefore Online เป็นโซลูชั่นการจัดการเอกสาร ที่เชื่อมต่อกับระบบ Cloud ที่จะมาช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในองค์กรต่างๆ อีกทั้งยังช่วยป้องกันข้อมูลที่สำคัญขององค์กรได้อย่างปลอดภัยบน Platform Microsoft Azure

ปัจจุบันในการทำธุรกิจ ข้อมูลก็เปรียบเสมือนกับน้ำมันที่มีมูลค่าและไม่สามารถประเมินได้ ธุรกิจต่างๆ จึงมีความระมัดระวังในเรื่องของการจัดเก็บข้อมูลต่างๆ ไว้อย่างเป็นระบบ เพื่อรักษาไว้อย่างปลอดภัย และให้คนในองค์กรสามารถจัดการได้สะดวก

แต่ยุคนี้เป็นยุคที่ธุรกิจได้รับผลกระทบจาก COVID-19 ทำให้องค์กรต่างๆ เริ่มปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงานเป็นแบบ Work from Home และแน่นอนว่าเอกสารต่างๆ พนักงานไม่สามารถนำกลับไปทำงานที่บ้านได้ หรือส่งผ่านอีเมลได้ เพราะเรื่องของความปลอดภัย ทำให้พนักงานจำเป็นต้องเข้าออฟฟิศมาจัดการงานเอกสาร เป็นครั้งคราว 

ซึ่งโซลูชั่นของ Therefore Online จะเข้ามาช่วยตอบโจทย์ไลฟ์สไตล์การทำงานของยุค New Normal นี้ให้เป็นเรื่องง่ายมากยิ่งขึ้น โดยการเปลี่ยนเอกสารที่อยู่ในรูปแบบกระดาษ หรือไฟล์ในไดร์เวอร์กลางของบริษัท ให้ไปอยู่บนออนไลน์แทน เพื่อให้พนักงานสามารถเข้าถึงงานเอกสารของออฟฟิศจากที่ไหนก็ได้ เพราะ Therefore Online สามารถเข้าสู่ระบบได้ผ่านเบราว์เซอร์ หรือ Application ทั้งบน iOS และ Android ซึ่งสามารถรองรับไฟล์เอกสารได้ถึง 255 ฟอร์แมต รวมถึง Microsoft word, PowerPoint และ Excel ซึ่งในบางประเภทแม้ไม่มีซอฟต์แวร์ติดตั้งอยู่บนเคื่อง ก็สามารถเปิดดูผ่านระบบได้ 

โดยโซลูชั่นการจัดการเอกสารหลักๆ ของ Therefore ประกอบไปด้วยพื้นที่การจัดเก็บเอกสารบน Cloud ที่ให้เราสามารถเพิ่มเอกสารต่างๆ ลงในระบบได้อย่างรวดเร็ว (Manage infromation) พร้อมลดกระบวนการเวลาจัดการด้วยระบบอัตโนมัติ (Automate Processes) และเครื่องมือในการสร้าง Report วิเคราะห์ข้อมูลของ User แต่ละ Process (Analytics reporting) ไปจนถึงการเข้ารหัสความปลอดภัย เวลาแชร์ไฟล์ต่างๆ ให้เพื่อนร่วมงาน

นอกจากนี้จุดเด่นอีกอย่างของ Therefore คือการที่เราสามารถบันทึกไฟล์งานเข้าระบบ และให้เครื่องมือจัดการ Indexing profile หรือจัดหมวดหมู่ Subject ให้อัตโนมัติ ทำให้เราสามารถ Quick Search หรือพิมพ์ชื่อบริษัท พิมพ์คีย์เวิร์ด และเจอข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับบริษัทที่บันทึกไว้ได้อย่างรวดเร็ว ช่วยให้การทำงานมีความลื่นไหล พร้อมกันนี้ยังมี Multi-function Printers (MFP) เชื่อมต่อกับเครื่อง Printer ที่รองรับ และสามารถสแกนเอกสารกระดาษต่างๆ เปลี่ยนเป็นไฟล์ดิจิทัลไปจัดเก็บบน Cloud ได้

โดย Canon ตั้งเป้าหมายว่าจะสามารถเพิ่มจำนวนลูกค้าที่ใช้ Therefore ให้มากขึ้นทั้งธุรกิจที่เป็น SME และ Enterprise โดยมีการแบ่งเป็นแพ็กเกจขายไปตามขนาดของธุรกิจ ลูกค้าที่ใช้ Therefore จะได้ประหยัดในเรื่องของการลดต้นทุนในสร้างระบบ Cloud และ Solution ของ Therefore ยังช่วยให้องค์กรที่มีการเก็บข้อมูลของลูกค้าในปัจจุบัน สามารถจัดกับเอกสารต่างๆ ให้มีความปลอดภัยและเตรียมความพร้อมสำหรับกฎหมาย PDPA ที่กำลังประกาศใช้ภายในปีหน้า ซึ่งเป็นการสร้างผลบวกให้กับการทำการตลาดของธุรกิจ